Organisation eines Clubbings (CLUBBING-HOW-TO):

Vorwort
Party Features
Was ist im Vorfeld zu erledigen?
Wie macht man dafür Werbung?
Wie soll die Party ablaufen?
Am Tag des Clubbings
Am Tag Danach
Eintritt und Finanzen

Zuerst muss man sich einmal im Klaren sein, dass die Organisation eines solchen Großevents kein Honiglecken ist und auch dementsprechender Aufwand damit verbunden ist. Grundsätzlich sollte man bei einer Veranstaltung dieser Größe nicht unbedingt alles allein machen, sonder sich mit ein paar Freunden zusammensprechen, da dies den Arbeitsaufwand erheblich reduziert.

  • Die Zahl der Besucher richtet sich einmal ganz nach der Werbung.
    (je mehr Mundpropaganda und Flugzettel austeilt und Plakate aufhängt, desdo mehr Leute kommen)

  • Allein durch Mundpropaganda kommt man so auf ca. 80 - 120 Leute

  • mit Plakaten werden es ca. 100 - 150

  • mit zusätzlich noch Flugzetteln kann man mit 150 - 250 Leuten rechnen

  • mit zusätzlichen Bannern und viel Mehr Plakaten (Plakatständern) können es sogar bis zu 400 Leute werden. (mehr Clubbing- Potential gestehe ich Münchendorf (noch) nicht zu...)

Man sieht hier: Die tatsächliche Besucherzahl ist sehr schwer zu bestimmen und ist sehr von:

  • Wetter

  • anderen Veranstaltungen

  • Programm / Features

  • Zielgruppen

abhängig. das ist auch das Hauptproblem bei solchen großen Partys.
Daher gilt grundsätzlich, dass man so viel wie nur geht auf Kommission nehmen sollte (d.h. man bestellt z.B. 10 Flaschen Tequila, 5 werden leer - man zahlt im nachhinein 5 Flaschen und der Rest wird wieder vom Geschäft/Verkäufer zurückgenommen.)

Nunja - eine Party ist ja oft nicht nur Saufen allein. man muss dem Besucher ja auch was bieten:

  • Musik (!)

  • Lichteffekte

  • Go- Go's oder Stripperinnen oder so  :o)~  (was für die Augen)

  • Special Guests (DJ's oder Prominenz)

  • Besondere Getränke (Cocktails, Bowlen)

  • ein bestimmtes Thema, nachdem man die Dekoration ausrichten kann (Halloween, Fasching, Reggae-Festl, Weihnachten, Ostern, Fasching oder irgendwas anderes...)

  • Essen (sehr wichtig, da viele von dem Feiern und Tanzen ziemlich hungrig werden)

Nehmen wir also an wir haben abgeklärt, was und wie wir's machen wollen: 
Eine Party im Sommer, im Pfarrstadl mit Discomusik und Lichteffekten und Getränken. Beginn normalerweise so gegen 20:00 h, Ende gegen 4:00 h, Datum nach Terminrücksprache mit dem Veranstaltungskalender.

Im Vorfeld ist folgendes zu erledigen:

  • Anfangs muss der Stadel frei sein. Also auf zum Pfarrgemeinderat in die Sprechstunde nachfragen (das ist im Keller vom Pfarrheim, vorne neben dem Eingangstor immer Vormittags). Wenn alles passt - Termin eintragen lassen und von Sa. 10:00 Morgens bis So. 12:00 oder so reservieren. Das ganze kostet je nach Organisator zwischen. 4000,- und 5000,- (inkl. Putzen des Stadels)
    (Vereine, Benefiz und Jugendgruppen zahlen weniger, private Personen mehr). Dazu kommen noch 5000,- Kaution, die man, wenn alles in Ordnung ist und nix kaputtgeht auch wieder zurückkriegt.

  • Dann muss das Ganze auf Gemeinde und Polizei als öffentliche Veranstaltung angemeldet werden  und auch auf der Gemeinde im Veranstaltungskalender eingetragen werden. (Achtung kostet auch was - ca. öS 500,-)

  • Falls man Eintrittskarten ausgibt, müssen die auch auf der Gemeinde abgestempelt werden. (Vergnügungssteuer)

O.k. Termin steht, jetzt kommt die Werbung:

  • Plakate: was soll draufstehen? Gut leserlich (große Schrift): WAS (TITEL z.B. Clubbing)? WO (z.B. Stadel - Münchendorf)? WANN (SA 11.7.2001)? Alle winzigen Details sind unwichtig, da es niemand im vorbeifahren lesen kann.

  • Flugzettel: wenn geht sogar bissel bunt - da kann man jetzt Details wie "Go-Go Girls, Melonenbowle" etc. draufklatschen. Wichtig auch hier, die drei W's  ;-)

  • Mundpropaganda: da hat man viel Freiheit und kann die Zielgruppe ziemlich genau bestimmen. Mit persönlichen Gesprächen, in Internet Chat's , Foren (z.B. www.vero.at)

Die Werbung darf man nicht unterschätzen! aber nun die wirkliche Arbeit, 
die
Organisation des Ablaufs:

  • Man muss die Getränke bestellen (auf Kommission) am besten Antialk und Bier beim Poli (kauf im Ort!, noch dazu gibt's bei dem auch günstig Tiefkühlboxen und, falls man offenes Bier ausschenken will eine Zapfmaschine und gute Preise macht er einem sicherlich auch) und die harten Spirituosen bei einem anderen Händler, der diese auf Kommission anbietet. (Tip: im Internet nachschauen), weiters benötigt man eine Bar und ggf. Stehpulte

  • Man braucht eine Lichtanlage. Die trägt wesentlich zur Stimmung bei. auch mit Nebeleffekt usw.

  • Und man braucht natürlich auch eine Soundanlage (bei einem Clubbing sollte die schon ziemlich fetzen! - kommt jetzt mal aufs Budget an, da die nicht sehr billig ist: je nach Ausstattung mit inkl. Lichtanlage öS 5000 - öS 9000,- -> die wird dann aber auch von der Firma auf / bzw. abgebaut - d.h. braucht man sich da nicht um viel selber kümmern)

  • Essen: bewährt haben sich Frankfurter mit Semmel, Käsekrainer, Aufstrichbrötchen, Gulaschsuppe, Eintopf, Wurstsemmeln) -> nicht vergessen, die Würstel und Gulasch muss man warm machen!

Am Tag des Geschehens selbst:

  • Man braucht Leute, die sich hinter die Bar stellen und Getränke ausschenken

  • Falls man Eintritt verlangt, muss sich jemand mit einer Kassa zum Eingang setzen (ggf. ein Zweiter, der aufpasst, dass niemand die Kassa entführt...  ;-)

  • Man braucht einen DJ, jemand, der die Musik auflegt.

  • Andere, die als Ersatz einspringen, wenn jemand von der Bar z.B. auf die Toilette muss, bzw. zwischendurch die Tische von Müll befreien. etc.

Am Tag danach:

  • Das leidige Thema: Wegräumen...

  • Und noch ausstehende Rechnungen bezahlen bzw. Stadelkaution zurückholen.

So, das war's im Groben. Preisangaben sind sehr schwer zu machen, da sich diese auch ständig ändern. Als Grundbudget sollte man mit min. 10.000,- anfangen. Nicht zu Vergessen ist auch, das Wechselgeld, dass man dann hinter der Bar und bei der Kassa benötigt. Beim Eintrittspreis hat man mehrere Optionen:

  1. Pauschalpreis (ca. 200,-) und alle Getränke gratis...

  2. hoher Eintrittspreis (ca. 150,-) und günstige Getränke...

  3. oder gemäßigter Eintrittspreis (50 - 80,-) und normale Discopreise (z.B. Mischgetränk - Cola/Bacardi ca. 50,-)

Als am besten hat sich die dritte Variante herausgestellt, da man hier zwar das größte Risiko hat aber den meisten Gewinn macht. Außerdem meckern immer alle, wenn der Eintritt so hoch ist.

GUTES GELINGEN!!!

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